Presentazione

Workflow fatturazioni passive è un'applicazione che si occupa di tutto l'iter burocratico e procedurale necessario alla completa gestione di ordini ed emissioni di fatture ad essi associati.

Offre un sistema rapido ed efficente per la compilazione di ordini e fatture e per le approvazioni amministrative delle stesse, riducendo drasticamente i tempi morti fra una fase e l'altra permette ad ogni persona coinvolta nel'iter di occuparsi solamente del proprio compito delegando all'applicazione le operazioni necessarie allo smistamento delle pratiche secondo un workflow prefissato, eliminando inoltre la possibilità di errori o smarrimenti.

Caratteristiche

• Elevato standard di sicurezza, ogni utente, tramite un profilo specifico, si vede assegnate solamente le autorizzazioni alle operazioni che ha diritto di svolgere.
• Una semplice procedura guidata aiuta l'utente nella creazione di ordini e fatture passo per passo, le anagrafiche di responsabili e fornitori semplificano e velocizzano la compilazione.
• Il workflow seguito da ordini e fatture è personalizzabile e modificabile per venire incontro alle vostre esigenze.
• Il sistema prevede inoltre una comoda gestione degli errori e si occupa di informare gli utenti ed i supervisori di anomalie nella compilazione.
• È possibile visualizzare e stampare lo storico delle fatture, una serie di filtri permette inoltre di selezionare solo quelle desiderate.
• Consulatazione del budget, suddiviso per anni e per categoria, con la possibilità di esportazione dei dati.

Schema

Schema esemplificativo del workflow di ordini e fatture.

Screenshots ordini

Gli ordini vengono creati tramite un comodo wizard.

Compilazione della distinta, è possibile inoltre digitare delle note, le condizioni di pagamento e il luogo di consegna ed infine allegare documenti e file all'ordine.

Una volta attivato l'ordine, esso passa automaticamente al responsabile di servizio.

Una volta approvato, l'ordine viene inviato all'amministratore delegato e poi al controller se superiore al valore definito nelle impostazioni, altrimenti direttamente al controller.

Una volta che l'ordine è stato approvato dal controller, ritorna al creatore dell'ordine che può stamparlo ed inviarlo al fornitore.

Screenshots fatture

Nel wizard di creazione fattura è possibile selezionare fornitore, responsabile, impostare il numero e le date di emissione e scadenza.

Si possono associare ordini già approvati alla fattura, la distinta verrà di compilata automaticamente.

La distinta, modificabile, prevede anche la possibilità di acquisizione del cartaceo tramite un qualsiasi scanner.

È possibile associare uno o più ordini alla fattura.

Il responsabile, al momento dell'approvazione, visualizza anche eventuali errori, come fatture senza nessun ordine associato.

L'ultimo profilo che controlla il workflow è l'utente pagatore per mettere le fatture in pagamento e per segnarle come pagate.

Esempio di stampa di fatture filtrate per fornitore.

Screenshots budget

Budget annuale suddiviso per centri di costo.

Si visualizzano il budget allocato, l'impiegato relativo alle fatture, il residuo relativo alle fatture, l'impiegato relativo agli ordini e il residuo relativo agli ordini.